Günümüz itibarıyla organizasyonlar için bilginin ve öğrenmenin önemi aşikar.
Altavista\\\'nın (www.altavista.com) web sitesinde \\\"Knowledge Management\\\" kelimelerini girerek web siteleri arasında basit bir tarama yaptığımızda konu hakkında binlerce online yayına ulaşabiliyoruz ancak \\\"Bilgi Yönetimi\\\" kelimelerini girerek aynı taramayı yaptığımızda karşımıza çıkan seçeneklerin çok az olması, ülkemizdeki işletmecilerin ve yatırımcıların konuya ne kadar uzak olduğunu gösteriyor. Gerçekten de 1990\\\'dan bu yana bilgi yönetimi üzerine Türkiye\\\'de yayınlanan yayın sayısı bir elin parmaklarını geçmeyecek kadar az. ABD\\\'de bilgi yönetimi alanında, üniversiteler, ticari danışmanlık firmaları ve özellikle Fortune 1000 şirketlerinin yayınladığı yayınlara ve verilere baktığımızda bilgi yönetiminin 1990\\\'ların başından itibaren gündemlerini oluşturan önemi stratejik konuların birisi olduğunu görüyoruz. Bu çalışmalar neticesinde dünyanın önde gelen en büyük firmalarının tamamına yakını \\\"Bilgi\\\" ye, şirketlerinin öz kaynaklarından birisi olarak bakmaya başladı. Dolayısıyla \\\"Bilgi Yönetimi\\\" bu şirketlerin yönetin anlayışının bir parçası haline geldi.

Bilgi ve öğrenmenin önemi hakkında dilimizde yazılmış birçok kitap ve makale mevcut. Ancak kurumsal uygulamalarda, mevcut bulunan ve/veya üzerinde çalışılan öğrenme ve bilgi tabanlı sistemlerin, sofistike bir anlayışla dizaynı yönünde gözle görülür bir şekilde ülkemizde sektörel olarak büyük bir boşluk söz konusu. \\\"Bilgi Yönetimi\\\" konusunda uzmanlaşmış, konunun hem teknolojik hem de politik yönünde hizmet veren profesyonel hiçbir firmanın olmaması ülkemiz açısından acı bir durum olmakla beraber, bu alanda hizmet vermeyi planlayan girişimciler açısından da heyecan vericidir. Bir \\\"Bilgi Yönetim Sisteminin\\\" bileşenlerini oluşturan elektronik haberleşme, kaynak planlama ve iş akışı gibi bilgisayar tabanlı teknolojik uygulamaların her birisi hakkında uzmanlaşmış birçok firma olsa da bu uygulamaların bir bilgi yönetimi sisteminden ziyade birtakım bilgi teknolojileri araçları olarak kurulup çalışır hale getirilmektedir. Bununla beraber, sofistike bir \\\"bilgi yönetimi\\\" amacı ya da yaklaşımı olmadığından ve bütün sistemlerin merkezinde yer alan insan faktörü göz ardı edilmekte ve bunun sonucunda, ulaşılabilecek bir çok pozitif iş neticelerinin çok gerisinde kalınmaktadır. Aynı şekilde, sektörde kurumların öğrenen ve bilgi tabanlı kurumlar olması amacı ile hizmet veren danışmanlık firmalarında da konunun teknolojik boyutunun göz ardı edildiğini ya da bu alanda teknolojik gereçler ile yapılabilecekler konusunda verdikleri danışmanlık hizmetleri hakkında yetersiz kaldıklarını görüyoruz.

Sadece \\\"bilgiyi yönetmek\\\" amacı ile özellikle ABD\\\'deki birçok başarılı yazılım firmasının ve ürünlerinin, ülkemizin bu alanda çok büyük ve aç bir pazar olmasına rağmen, ne yazık ki tanınmadıklarını hatta bu yazılım firmalarının birçoğunun Türkiye temsilciliklerinin bile olmadığını görüyoruz. Bu eksiklik bize, pazarın bilgiyi yönetmenin önemi kavramış girişimciler açısından ne kadar cazip olduğunu gösteriyor. Bilgi yönetiminin teknolojik boyutu elbette bu yazılımların kullanılmasından ibaret değil. Günümüzde bir çok kurumda kullanılan kaynak planlaması, iş akışı ya da insan kaynakları uygulamaları gibi uygulamaların bir bütünlük içinde birbirleriyle haberleşir hale getirilmesi ve bilgiyi en iyi şekilde yönetebilmek için gerekli olan bazı yeni modüllerin mevcut uygulamalara eklenmesi neticesinde de oldukça pozitif neticeler elde etmek mümkün.

Bütün bunlara rağmen ülkemizde \\\"bilgi yönetilmiyor\\\" da diyemeyiz. Özellikle ABD ve Avrupa merkezli çok uluslu firmaların Türkiye şubelerinde gerçek anlamda profesyonel \\\"Bilgi Yönetimi\\\" örnekleri ile karşılaşmak mümkün. Ayrıca bir bilgi yönetim sistemini oluşturan parçaların çoğunun parçalar halinde yaklaşık olarak her firmada kullanıldığını da biliyoruz. Örneğin internet ya da bilgisayar temelli finans programları kullanmayan şirket neredeyse kalmamıştır. Ancak veri madenciliği, elektronik doküman yönetimi ya da işletmeler arasında elektronik ticaret gibi bir çok konuda da çok büyük bir boşluk söz konusudur. Üstelik parçalar halindeki bu bileşenler belli bir \\\"Bilgi Yönetimi\\\" disiplini içinde de dizayn edilip kullanılmadığından çok da faydalı olamamaktadırlar.

Bilgi yönetimini birbiri ile bütünleşik 3 alanda değerlendirmek mümkün:

1. Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleri arasında (B2B)
2. Kurum ile müşteri arasında(B2C)
3. Kurum ile çalışanları arasında (B2E)

Şimdi bu 3 alanın her birisi için herkesin anlayabileceği düzeyde tamamen teknik terimlerinden arındırılmış basit uygulama örneklerinden de bahsederek konuyu açalım :

1. Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleri arasında (B2B-Business to Business)
Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları bayi ve dağıtım zincirleri arasında uygulanabilecek bir bilgi yönetim sistemi diğer 2 alana nazaran daha basittir, daha kolay hayata geçirilebilir ve sonuçlarının gözlenmesi kolaydır. General Electric sadece satın alma departmanının faaliyetlerini %100 internete göre uyarladı ve bunun sonucunda yıllık 5 milyar$ sadece kırtasiye tasarrufu sağlamıştır.

Örnek olarak Türkiye\\\'deki bir zeytinyağı firmasını ele alalım ve tedarikçi firmaları, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleri arasında iyi dizayn edilmiş bir bilgi yönetim sistemi ile neler yapılabileceğini tasavvur edelim.

Böylesi bir sistemin pozitif getirilerini, bir zeytinyağı fabrikasında planlama yöneticiliği yapan bir işletmeciden daha iyi belki de hiç kimse anlayamaz. Ancak biz örneğimizi satış bölümünü dikkate alarak hazırladık.

Bir zeytinyağı firmasının satış bölümü, İngiltere\\\'deki bir süper market zincirinin satın alma bölümü ile bir takım satış görüşmeleri yapmakta... Süper marketin satın alma bölümü belirtilen özelliklerde, ileriki tarihteki 1 hafta içinde 100 ton rafine edilmiş zeytinyağı siparişi verilmesi durumunda ne kadar sürede teslim alabileceklerini soruyor. Bu tür satış-satın alma görüşmelerinin tamamında sorulan bu ve benzeri bir sorunun cevabını isabetli olarak verebilmek için bazen haftalar gerekebilmektedir. Ancak iyi dizayn edilmiş bir \\\"Bilgi Yönetim Sistemi\\\" ile böylesi çok parametreye bağlı sorulara bile 20 dakika içinde gayet isabetli cevap verebilmek mümkün. Nasıl mı ?

Satış temsilcimiz sipariş sanki verilmiş gibi bir internet cafe\\\'den ya da dizüstü bilgisayarından sisteme girer. Bu bilgi, zeytinyağı firmasının kaynak planlama programına ulaşır. Kaynak planlama programı fabrikanın ileriki tarihlere dair girilmiş üretim planına göre böyle bir üretimin ilk olarak ne zaman üretime geçeceğini söyler. Fabrikanın üretim kapasitesi de belli olduğuna göre bu üretimin ne kadar sürede tamamlanacağı bellidir. Fabrikanın üretiminin başlangıç ve bitiş tarihleri sadece bunlara bağlı değildir. Şişe fabrikasından yağları doldurmak için satın alınacak şişelerin teslim tarihi, bu şişeleri paketlemek için satın alınması gereken kolilerin teslimi vs.... Z.Yağı firmasının bilgisayar sisteminde çalışan programlar, stoklardaki şişeleri ve kolileri de dikkate alıp gerekirse şişe ve kağıt fabrikaları ile haberleşerek istenilen tarihler arasında hangi şişe veya kağıt fabrikasının istenilen miktarlardaki siparişleri teslim edebileceğini hatta alternatif seçenekler ile (1 gün , 1 hafta sonra ya da önce siparişe ve/veya teslimata bağlı) öğrenebilir. Bunlara ek olarak yasal kontroller ve işlemler, çıkabilecek teknik sorunların çözüm sürelerini ve daha başka da faktörleri göz önünde bulundurarak üretimin teslimata hazır olabileceği bir zaman aralığı size verilir .
Daha sonra isteğe bağlı olarak deniz, hava ya da kara üzerinden bu ürünün nakliyesi ile ilgili olarak sistem, nakliye firmalarının sistemleri ile de haberleşir. İstenilen ya da en uygun olan tarihte istenilen noktaya olan deniz ya da hava seferlerinin olup olmadığını vb. araştırmaları yapar. Bütün bunların neticesinde zeytinyağı firmasının satış temsilcisine isteğe bağlı detaylarla donatılmış bir rapor sunulur.

Elbette sadece birkaç paragrafta özet olarak anlattığımız böylesine bir sistemin dizaynı, kurulumu ve hayata geçirilmesi aylar alacaktır. Sistemin başarısı sadece firmaya da bağlı olmayıp iş ortaklarına, dağıtım zincirlerine ve tedarikçi firmaların da kullanmakta olduğu bilgisayar sistemlerine bağlıdır. Sadece bunlar da değil, örneğin tedarikçi firmalarınızın sizinle bu tür bir yapıyı beraberce kullanmak isteyip istememeleri de önemli bir faktördür.

Böylesine karmaşık ve çok aşamalı sistemlerin güvenliği de başlı başına ele alınması gereken bir başka konudur. Bir firma kendi faaliyet alanındaki bir başka firma ile bir çok planını ya da bilgisini paylaşmak istemeyecektir ki bunların tamamını çeşitli güvenlik mekanizmaları ile kontrol altında tutmak teknik ve pratik olarak mümkündür.

Diyelim ki ABD\\\'deki Kennebuck isimli bir şehirde şirketinizin faaliyet alanıyla ilgili bir fuar olduğunu duydunuz ve o fuara 3 kişi ziyaretçi olarak katılmak istiyorsunuz. Bu noktada seyahatinizle ilgili size gerekli olan bilgileri hatırlayalım :

Kennebuck ABD\\\'nin neresindedir ?
Kennebuck\\\'a en yakın hava alanı hangisidir ? Direkt uçuş var mıdır ?
Hangi havayolu şirketlerinin o hava alanına direkt uçuşu var hangilerinin yok ?
İstediğiniz tarihler arasında direkt ya da aktarmalı olarak uçacağınız seferde 3 kişilik yer var mı ?
Aynı ya da benzer hizmet veren havayolu şirketlerinin fiyat tarifeleri nedir ?
Kennebuck\\\'daki fuar yerine en yakın oteller hangileri ?
Hangi otel kaç yıldızlı, fiyatlar ne, fuar alanına uzaklığı ne, istediğiniz tarihler arasında boş odaları var mı ?
Gittiğinizde otomobil kiralamak istiyorsunuz . İstediğiniz tarihler arasında havalimanına en yakın hangi otomobil kiralama şirketleri hangileri ? Hangi otomobil kiralama şirketlerinin elinde ne tür otomobiller var, fiyatları ne, istediğiniz tarihler arasında rezervasyon yapabileceğiniz istediğiniz türde otomobilleri var mı ?

Aslında kalacağınız otelden fuar bölgesine gitmek için size yol haritası da lazım, oradaki hava sıcaklığını da bilemek istiyorsunuz ancak bu kadar detay olmasa da olur diye mi düşünüyorsunuz ? Yanılıyorsunuz !

Bütün bu bilgileri sizin ya da asistanınızın edinmesi için ne kadar süre gereklidir? Bir seyahat acentesinden bu yönde hizmet alabilirsiniz ancak kaç defa telefon görüşmesi ve ne kadar ücret ödeyeceksiniz ?
Peki, bütün bunları kendi başınıza sadece 15 dakikanızı harcayarak yapmak ister miydiniz ? Elbette isterdiniz , istediğiniz hatta istediklerinizden de fazla bütün bilgiye www.expedia.com da sitesinden ulaşabilir, uçak, otel ve otomobil rezervasyonu hatta o gece için Atlas Okyanusu manzaralı bir balık lokantasında yemek yemek için rezervasyon bile yaptırabilirsiniz.

www.expedia.com sizin gibi müşterilerin üyesi olan otel, otomobil kiralama, havayolu vb. şirketlerden komisyon almaktadır. Seçim alternatifinin fazla olması www.expedia.com u cazip kılmaktadır. Minimum aracı kurum üzerinden personel, iletişim, vergi vb. masrafların en alt seviyeye çekildiği; ofis, araç vb. giderlerinden muaf böylesi satışlarda fiyatlarını daha alt seviyelere çekerek piyasada rekabet avantajı sağlanmaktadır.

2. Kurum ile müşteri arasında(B2C-Business to Customer)
Kurum olarak ticari bir şirketi düşünürsek, şirket açısından müşteriler ya da hedef alınan tüketim kitlesi hakkında edinilen bilgilerin miktarı, şirketin gelecek adına alacağı kararların haklı çıkma olasılığı ile doğru orantılıdır. Kurum ile müşteriler arasında oluşturulacak bir bilgi sistemi kullanımı her geçen yıl katlanarak artan internet sayesinde olacaktır. Bunu da 2 açıdan ele almak gerekir :
· Elektronik ticaret , elektronik perakendecilik:
Buna en iyi örnek internetin kitapçısı olarak adlandırılan Amazon dur (www.amazon.com). Dağıtım, ofis ve vergi maliyetlerinin düşürüldüğü aracı şirketlerden uzak direkt olarak müşterisine kitap satan bir firma...
Bir internet kullanıcısı bu web sitesine kaydolduğunda bir kullanıcı ismine ve şifreye sahip oluyor. Kayıt esnasında size sorulan yaşınız, nerede yaşadığınız, mesleğiniz vb. kişisel bilgiler ise daha ileriki aşamalarda kullanılmak üzere alınıyor. Bu web sitesine kullanıcı ismi ve şifresi kullanarak giren bütün kullanıcılar izleniyor. Ne tür kitapların link lerine tıklandığı, site içinde ne tür aramalar yaptığı, hangi sayfada ne kadar zaman harcadığı ya da sitenin ne tür sayfalarında ziyaretçilerin bu siteyi terk ettiği gibi bütün istatistiksel bilgiler her bir kullanıcı hakkında alınıyor. Yine bu doğrultuda başka bir zaman aynı kullanıcı bu web sitesini ziyaret ettiğinde bu kullanıcı hakkında daha önceden tutulmuş olan verilere göre site kullanıcının ilgisi doğrultusunda reklamları ekrana getiriyor, kullanıcının en fazla ilgilendiği konularda yeni yayınların listesini sunuyor. Bütün bu veriler başka bilgisayar programları ile tekrar değerlendirilip firmaya hangi yazarlara, kitap türlerine, yayınevlerine daha fazla ilgi duyuluyor, hangi yaş grubunun ne tür yazarlara, kitaplara veya yayınevlerine ilgi gösterdiği gibi sonsuz başlık altında veriler veriliyor.
Teknoloji ile toplanan bu veriler ihtiyaçlar doğrultusunda şirket yöneticilerine ya da satış, pazarlama, muhasebe, finans departmanlarına birtakım matematiksel işlemlerden geçirilip anlamlandırılarak, ister grafiksel isterlerse de detaylı olarak, rapora ulaşılmak istenilen andaki en son verilerle 1-2 saniye içerisinde bilgisayar tarafından oluşturulup sunuluyor. Dolayısıyla kurumun geleceğe dair yaptığı planlarda da daha isabetli kararlar alınıp, daha kısa zamanda, daha fazla parasal ya da hizmetsel hedefe ulaşmak mümkün oluyor.

Internet üzerinden yapılabilecek perakendecilik faaliyetleri her ne kadar cazip görünse de bütün dünyadaki internet kullanıcılarına açık bir ortamda kredi kartı kullanımı ile yapılan bu alışverişlerde aşırı derecede güvenlik gereksinimleri ortaya çıkmaktadır . Bu güvenliği mümkün kılmak için gerekli olan alt yapı maliyetleri çok yüksektir. Özellikle Türkiye\\\'deki elektronik ticaret hacminin çok düşük olması (yıllık ~100.000$) bu tür yatırımları engellemektedir.

· Internet üzerinden tanıtım , destek:
Bundan 6 sene önce bir internet sitesi sahibi olmak ayrıcalıkken bugün bir internet sitesi sahibi olmamak bir ayrıcalık haline gelmiştir. Ancak şirketlerin internet sitelerini ne derecede verimli kullandığı tartışmalıdır. Bir çok şirketin web sitesinde , o şirketin telefon numaralarına bile ulaşmak için 10 dakikanızı harcamanız gerekmektedir.
Web yayını yapan bilgisayarlar üzerindeki yazılımlar aracılığıyla siteyi ziyaret edenler hakkında toplanan bilgilerin ne derece değerli olduğunu her halde bize en iyi anlatacak olanlar satış ve pazarlama uzmanları olsa gerek.
Hizmet ya da endüstriyel üretime dayalı bir şirketin bütün ürünleri ve/veya hizmetleri hakkında hazırlamış olduğu bir web sitesi ile o şirket, hangi ürününün ya da hizmetinin daha çok ilgi çektiğini, hangilerinin ilgi çekmediğini öğrenebilmek mümkün olmaktadır. Elektronik ortamdaki bir form ile ziyaretçilerin ürün ve/veya hizmetler hakkındaki fikirlerini öğrenebilir, sadece 1 dakikada online olarak doldurulabilen benzeri formlar ile site ziyaretçilerinizin beklentilerine ulaşabilirsiniz.
Özellikle elektronik cihaz ve bilgisayar programı üreticilerinin uyguladığına benzer şekilde online destek dokümanları ile hem müşterilerinize daha iyi hizmet verir, hem de en çok desteğe ihtiyaç duyulan hususlar konusunda bilgilenerek gelecekteki ürün dizaynlarında kullanılmak üzere bilgiler edinilebilir.

Benzer mantıkla hazırlanmış olan bir sigorta şirketinin web sitesine kullanıcı girip, ne tür bir sigorta istediğine dair parametreleri girerek (prim taksitleri miktarı, süresi, toplam süre, sigorta türü, sigorta kapsamı vb.) kendisine özel bir ödeme planına ulaşması sadece 1-2 dakikasını alacaktır. Bunun neticesinde bir müşterinin sigortalanması öncesindeki özelikle zamandan yapılacak tasarrufta ve masraflardaki düşme dikkat çekecek boyutlarda azalacaktır. Kullanıcının bu girdiği veriler sigorta şirketi tarafından değerlendirilip ne tür parametrelere daha çok başvurulduğu ya da ilgi gösterilmediği bilgileri doğrultusunda hizmet planında değişikler ya da yeni kampanyalar düzenlenebilir.

Bu yöndeki örnekleri çoğaltmak mümkün. Yapılabilecekler, sadece verilerin işlenmesi ile yapılabilecek şeyleri hayal edebilmemizle sınırlı.

Elbette bu kısımda anlatılanlar ülkedeki internet kullanımı ile direkt alakalıdır. Türkiye\\\'deki internet kullanımı birçok kimseye göre çok düşük görünebilir ancak günümüzdeki internet kullanımını bundan 3 yıl öncesi ile karşılaştırdığımızda da 3 yıl sonraki internet kullanımının ne boyutlarda olacağına dair bir fikir sahibi oluruz. Çok hızlı artan internet kullanımı, internet teknolojileri üzerinde hizmet üreten firmaları teşvik edici önemli bir unsurdur.

3. Kurum ile çalışanları arasında bilgi yönetimi (B2E - Business to Employee):
Bir bilgi yönetim sisteminin en karmaşık ve sofistike kısmını oluşturan boyutudur. Şirket içindeki bilgi yönetimini en karmaşık kılan temel neden bütün bu sistemlerin merkezinde insan faktörünün yer almasıdır. \\\"İnsan faktörü\\\" de bilgi yönetim sisteminin bir parçası olarak ele alınmalıdır. İnsan faktörünün yanında şirket içi bilgi yönetimindeki teknolojik sistemleri aşağıdaki temel başlıklar altında toplayabiliriz :

· ERP (Organizasyon Kaynak Planlaması) Sistemleri,
· MRP (Materyal Kaynak Planlaması) Sistemleri,
· İş akışı sistemleri,
· Veri madenciliği,
· Doküman yönetimi,
· Karar destek mekanizmaları,
· Forum, haberci, elektronik posta, chat, online video uygulamaları gibi haberleşme araçları,
· Bilgisayar destekli eğitim,
· Veri dağıtım teknolojileri,
· ...ve diğerleri..

· Bir Bilgi Yönetim Sistemi bileşenlerinin mantıksak yapısı.

Yukarıdaki başlıkları detaylı olarak anlatmayacağız. Ancak bunların tamamının birlikte birbirleri ile uyumlu olarak uygulanmasının şirket sahipleri, şirket yöneticileri ve çalışanları açısından ne anlama geldiklerinden kısaca bahsedeceğiz

Yukarıdaki başlıklarda adı geçen \\\"Bilgi Yönetim\\\" bileşenleri sadece ve sadece şirket içi kullanım için değildir. Bu sistemleri birbirlerinden kesin sınırlarlarla ayırmak da mümkün değildir. İyi bir bilgi yönetim sistemi organizasyonun müşterileri, iş ortakları, tedarikçileri, bayileri ve çalışanlarının beraberce bütünleşik olarak dizaynı ile en verimli olacaktır.

Ölçebildiğinizi yönetebilirsiniz !

Bu sistemlerin kullanımını temel olarak 3 ana hedefe ayırabiliriz:

A) Ölçebilmek,
B) Çok daha hızlı iş süreçleri (tasarruf),
C) Çalışanlar arasında bir sinerji oluşturmak, saklı kalan birikimleri ve bilgileri şirket karlılığı için ortaya çıkarmak, yapılabileceklerin tamamını şirketin parasal odaklarına ulaşmak için harekete geçirmek, kurumun entelektüel mülkünü arttırmak.

Şirketi içindeki işlemlerin elektronik ortama aktarılması, bize iş süreçlerinde yapılması muhtemel hataların düşmesi ve daha da önemlisi zamandan tasarruf olarak geri dönmektedir. Zaten elektronik ortama aktarılmış olan ve bilgisayar ortamında kayıt altında tutulan verilerin bilgisayar tarafından bir takım matematiksel işlemlerden geçirilerek bugüne kadar ölçmeyi aklımıza bile getirmediğimiz kadar çok ölçüm başlıklarına ulaşabiliriz.

Sadece izin istek formlarının elektronik ortama taşınması ile en çok hangi dönemlerde izin talebinde bulunulduğuna, en çok hangi departmanın izin istediğine, en çok hangi departman yöneticisinin ret cevabı verdiğine en çok kimin izin kullandığına, kalan izin miktarlarına ve daha bir çok farklı başlık altında ölçümsel verilere ulaşmak bilgisayar açısından sadece milisaniyeler boyutunda bir süreyi kapsayacaktır.

Ancak sofistike düşünülerek hazırlanmış bir bilgi yönetim sistemi bunların ötesinde de amaçlar taşır. Şirketin elektronik ortamındaki forum sayfaları sayesinde gizli kalan çok önemli fikirlere ulaşılabilir. Yüzlerce çalışanı olan bir firmanın organizasyon grafiğini düşündüğümüzde uzak bölgedeki fabrikanızda en alt kademede çalışan bir memurun şayet katma değer üretecek çok iyi bir fikri ya da projesi varsa bunun üst yönetime ulaşması neredeyse imkansızdır. Çünkü o memur fikrini ya da projesini öncelikle kendi personel müdürüne kabul ettirmesi , personel müdürü fabrika müdürünü ikna etmesi , fabrika müdürü İstanbul\\\'daki patronunu ikna etmesi gerekebilir ki bu zincir çok daha uzun olabilir. Bu zincirin halkalarının birinde bu fikrin takılması ya da anlaşılamaması belki de yüz binlerce ya da milyonlarca dolarlık bir tasarrufun engellenmesi anlamına gelmektedir. Ancak elektronik ortamdaki bir foruma bırakılmış bir projeye ya da fikre organizasyon içindeki bütün bilgisayar kullanıcıları -karar mekanizmasını oluşturan kimseler de - ulaşabilir ve konu diğer katılımcıların da fikirlerini bıraktığı bir platform sayesinde enine boyuna tartışılarak doğru karara ulaşılabilir. Hatta ödüllü proje ve bilgi paylaşma yarışmaları düzenlenip, insanları değer üretmeye yöneltebilirsiniz.
Bazı haberleşme yazılımları ile kimin o an bilgisayarının karşısında olduğunu bilip, dünyanın öbür ucundaki bir kimseye sadece bir cümleden oluşan sorunuzu sorup cevabınızı alabilirsiniz. Bu sayede uzun telefon görüşmelerinden de tasarruf etmiş olursunuz.

İşi yapanlar tarafından hazırlanmış el kitapçığına benzer çok detaylı yazılar ile işi yapana bağlı kalmadan (o kimsenin izinde olması, işten çıkması, raporlu olması vs.) gerektiğinde -yaklaşık- her iş her bir birey tarafından işin ustası kadar kısa sürede olmasa da yapılabilir hale gelecektir. Elektronik ortamdaki bütün bu bilgi kaynakları otomatik olarak, bunları harf harf endeksleyen yazılımlar ile çok daha hızlı ulaşılabilir hale gelecektir. Dolayısıyla bu sistemleri kullananlar aradıkları bilginin doküman yığınları içinde nerede olduğunu bilmelerine gerek kalmadan bilgiye hızlıca ulaşabilmelerine olanak sağlanmış olur.

Internet ortamından bir örnek olarak şunu verebiliriz: 1985\\\'de \\\"En iyi film\\\" dalında Oscar ödülü almış filmin ismini merak ettiğimde bu bilginin hangi web sitesinde yer aldığını bilmiyorum. Bu bilgiye ulaşabilmek için film sitelerini mi yoksa Oscar Ödülleri üzerine hazırlanan sitelere mi ya da 1985 yılında dağıtılan ödüller üzerine hazırlanmış bir siteyi mi ziyaret etmem gerekir ? Böylesine uzun ve zahmetli arama işlemlerine gerek kalmadan www.altavista.com sitesine gidip doğru anahtar kelimeleri ( 1985 the best film oscar ) verdiğimde karşıma çıkan listedeki web sitelerini kullanarak bu bilgiye ulaşmam 1 dakikayı geçmeyecektir.
Gelişmiş arama mekanizmalarının ve elektronik dokuman yönetim sistemlerinin önemi büyüktür. Çünkü yapılan bir araştırmada çalışanların iş süresi içinde vakitlerinin %85\\\'i doküman aramakla geçmektedir .

Bill Gates\\\'in \\\"Dijital Sinir Sistemleri ile Düşünce Hızında Çalışmak\\\" isimli kitabında vermiş olduğu örnek bir hayli güzeldir. Microsoft\\\'un Yönetim Kurulu Başkanı Steve Balmer \\\'ın restoran faturalarını onaylama yetkisi -doğal olarak- sadece Bill Gates \\\'dedir. Ancak her gün yüz milyonlarca dolarlık anlaşmalarla uğraşan bir kimse için lokanta faturası onaylama işlemi kadar sinir bozucu bir başka iş daha olmasa gerek. Burada şöyle bir soru doğmaktadır : Steve Balmer\\\'ın her restoran faturası direkt olarak şirket tarafından kabul mü edilmelidir yoksa Bill Gates yüz milyonlarca dolarlık anlaşmalarının arasında bu faturaları mı kontrol etmelidir ? Bu ve benzeri yönetim sorunlarına elektronik sistemler ile çözüm bulmak kolaydır. Bilgisayar programlarına girilmiş sabit değerler vasıtasıyla belli bir meblağı geçen faturalar onay almak için otomatik olarak Bill Gates\\\'e elektronik posta şeklinde gidebilir. Diğerlerinin kontrol edilmesine gerek yoktur. Bu örneği daha da genişletirsek, politika sahibi kurumsal bir şirketin parametrelerine bağlı daha yüzlerce başlıktaki işlemi elektronik ortama aktarmak mümkündür.

Genellikle çok şubeli ve uluslu firmalarda, çalışanların eğitimleri için ayrılan bütçeler oldukça yüksektir. Eğitim amaçlı uluslar arası ulaşım, otel, harcırah ve benzeri harcamalar oldukça büyük meblağlar tutmaktadır. Bu eğitimler bir video ile kaydedilip bilgisayar ortamına kaydedilerek inanılmaz boyutlarda tasarruflara gidilebilir. Bu eğitimler CD\\\'lere kopyalanıp eğitim almak isteyenlere gönderilebilir ya da bir ana bilgisayara kaydedilip uzak ofislerden online olarak izlenmesi sağlanabilir . Benzeri uygulamalara genelde tanıtım amaçlı olarak sıklıkla rastlıyoruz. 1$\\\'a 5 tane boş CD satın alabildiğinizi, bir CD kayıt cihazının da 150-200$ civarında olduğuna düşünürsek maliyetlerdeki düşme daha fark edilebilir olacaktır . Maliyetlerin düşmesinin yanında bu eğitimlerin kayıt altında olması aynı zamanda gelecekte tekrar tekrar ister evinizde isterseniz bir internet kafede kullanılmalarına da olanak sağlamaktadır. Bilgi kaybolmamaktadır, yok olmamaktadır! Bilgisayar ortamındaki bu eğitimler sıkça sorulan sorulardan oluşan dokümanlar ile de desteklenebilir. Ayrıca bu eğitimi veren kimseler ile elektronik posta ile haberleşilebildiğinden elektronik eğitimler oldukça verimli bir hal alabilmektedir. Yukarıda bahsettiğimizde daha farklı eğitim teknolojileri de mevcuttur.

Geçtiğimiz haftaların birinde kirada oturduğum evimi değiştirdim. ISKI ile aramdaki sözleşmenin iptali için Kartal ISKI Müdürlüğü\\\'ne gitmem gerekti. Geçmişte yapılmış olan sözleşmeyi, en son su faturasını ve bu faturaları ödediğime dair makbuzları beraberimde götürdüm. Kartal ISKI Müdürlüğündeki \\\"Sözleşmemi iptali için gelmiştim\\\" dediğim ilk görevli memur ile \\\"teşekkür ederim , iyi günler\\\" dediğim memur arasında yaklaşık 1 saatimi harcadım. Oysa oldukça sakin ve kalabalık olmayan bir iş günüydü. Bu süre zarfında sözleşmemin iptali için 7-8 ayrı memur ile muhatap olup, toplam 6 farklı veznede toplam 10 civarı farklı işlem yapıldı. Ancak bu işlemlerin yapılması esnasında su saatindeki en son yazan değeri söylemek dışındaki hiçbir şeye benim bir katkım olmadı. İşlemlerin ne olduğu bir tarafa , memurların çalıştığı camekanlı bölümlerdeki her bir memur ayrı ayrı birtakım dokümanlar, evraklar hazırladılar. Ben de sürekli o evrakları camekanlı kısmın arkasındaki memurlar arasında gezdirdim, onaylattım, fotokopilerini çektirdim vs.. Birçok kuyruğa girdim. Bütün işlemler camekanlı kısmın arkasında olmaktaydı ancak ben niçin bu evrakları yine aynı camekanlı kısmın arakasındaki memurlar arasında gezdirmek için 1 saatimi harcamıştım? Bir departmana 2 milyon lira damga pulu parası ödedim, diğer departmandan 20 küsur milyon depozito bana geri ödendi. Her şey yolunda gitmişti, ne eksik bir evrak ne de başka bir sorun vardı ama bu kadar basit bir işlem için 1 saat gerekiyordu !..

Bütün işlemler camekanlı bölümün arkasında yapılıyorsa eğer ve hakkımdaki bütün bilgiler de bu camekanlı bölümün arkasındaysa, bu işlemlerin tamamı sadece 1 dakika içinde elektronik araçlar kullanılarak yapılabilir.
1 saatte 7 memurun yaptığı bu işi 1 dakikada 1 memur ile yapabilmek, camekanlı bölümün arkasındaki bilgiyi yönetebilmektir!

Yukarıdaki örnekleri siz de kendi hayal gücünüze bağlı olarak daha da genişletebilir çok daha kısaltılmış iş süreçleri üretebilirsiniz. Ancak bütün bu fikirlerin hayata geçirilmesi yönündeki \\\"teknik\\\" aşamalar verimli bir bilgi yönetim sisteminin kurulması açısından çözümü kolay olan kısımlardır. Teknik olarak dünyanın en güzel bilgi yönetim sistemini dahi kursanız bütün bu karmaşık sistemlerin en merkezinde \\\"insan\\\" ın yer alması bu projeyi de \\\"insan\\\" merkezli bir proje haline getirmektedir.

Yeni sorular aklınıza gelmeye başlamıştır eminim:
\\\"Acaba şirket çalışanları foruma fikirlerini yazarlar mı ?\\\"
\\\"Acaba bir işi yapması için bu şirkette var olan bir kimse, kendisinin burada olmasına sebep olan teknik bilgileri diğer insanlarla paylaşır mı?\\\"
\\\"Şirket yöneticisi sıradan bir memurdan elektronik posta alırsa buna nasıl tepki verir?\\\"
\\\"İnsanlar başarıyı ne kadar paylaşmak isteyecektir?\\\"
\\\"İnsanlar başkasının başarısızlığını paylaşmayı neden istesinler?\\\"
\\\"Bilgi güçse, insanlar niçin bilgilerini ya da iyi projeler üretmelerini sağlayacak verileri başkalarıyla paylaşsınlar?\\\" ...

Kurum ile çalışanları arasındaki bir bilgi yönetim sisteminin en karmaşık ve sofistike kısmı işte budur. İyi tasarlanmış bir bilgi yönetim sistemi ile bilgisini paylaşan, işbirliği kuran çalışanların izlenip değerlendirilebilmesi mümkün hale gelir. Zaten sistem de insanları işbirliği kurmak ve bilgilerini paylaşmak üzerine kurulmuştur. Paylaşmayı, iş birliği kurmayı ve değer üretmeyi ödüllendiren kültürel değişikler de bu sistemin hem gerekliliğidir hem de sonucudur. Bilgi paylaşmayı ya da beraber çalışma ortamını bu sistemler ile ölçmeniz de mümkündür.

Şirket yöneticilerini de kapsayacak şekilde, görev tanımlarında herkese elektronik postalarını okunup en geç 1 saat içinde cevap verilmesi zorunluluğunun getirilmesi -ki bunun kontrolü çok kolaydır- yönünde yapılacak bir değişiklik buna bir örnek olarak verilebilir. Buna benzer sebeplerle şirket kültüründe ya da organizasyon şemasında çok ciddi değişikliler yapılması gerekebilir.

Geçtiğimiz yüzyılın başındaki Avrupa\\\'da iş yönetimi hakkında fikirler üreten araştırmalar yapan Taylor ve Webler \\\'in savunduğu yöndeki fikirler günümüzde hiçbir Avrupa ve Kuzey Amerika ülkesindeki organizasyonlar tarafından kabul görmemektedir. Uzak doğu ülkeleri bu fikirlere ne tarihte ne de günümüzde hiçbir zaman itibar etmemiştir. Ancak ne yazık ki biz Türkiye\\\'deki genel iş anlayışına baktığımızda artık Avrupa ya da Kuzey Amerika ülkeleri tarafından kabul görmeyen bu fikirlere yakın fikirlerle kurumların yönetilmeye çalışıldığını görmekteyiz. Katılımcılıktan eksik, alt kademe çalışanlarına asla güvenmeyen bu yönetim anlayışı bütün dünyada çökmüştür.

Bu noktada düşündüğümüz zaman günümüz Türkiye şirketlerinde verimli Bilgi Yönetim Sistemi projelerinin hayata geçirilebilmesi için \\\"insan\\\" , üzerinde çalışılması gereken en hassas, önemli ve zor faktörü oluşturmaktadır. Kurum kültürü , çalışana verilen değer, çalışanların paylaşma şevkleri ve onların motivasyonları için gerek gelişmiş ülkelerdeki en iyi uygulama örnekleri gerekse gücünü tarihten alan doğruluğu kanıtlanmış uygulamalar açısından oldukça büyük danışmanlık pazarı da bu noktada dikkatimizi çekmektedir.

Sonuç:
\\\"Bilgi Yönetimi\\\" her bir aşaması itina ile dizayn edilmiş yüksek IQ ürünü kurulumlar ile kurumlara çok kısa sürelerde çok büyük pazar avantajları sağlayıp parasal ya da hizmetsel (genellikle kamu kurumları için) hedeflere daha çabuk ulaşılmasını sağlamaktadır. Bilgiyi yönetmek zordur, karmaşıktır ve oldukça da politiktir.
İyi sonuçlar için dünya üzerindeki başarılı bilgi yönetimi uygulamalarını, bu yönde araştırmalar yapan bilimsel kurumların araştırma sonuçlarını incelemek gerekir. Bunlara ek olarak bilgisayar, internet teknolojilerini ve programlarını sonuna kadar kullanarak, Türkiye\\\'deki iş gereksinimlerine göre dizaynlar yapılması şarttır.

Ülkemizde bu alanda oldukça büyük bir pazar mevcut olup bu alanda hizmet veren konunun tamamına vakıf profesyonel firmalar -henüz- yoktur. \\\"Bilgi\\\"\\\'nin önemi her ne kadar biliniyor olsa da birçok şirket açısından \\\"bilgi\\\" henüz bir \\\"kurumun öz kaynağı\\\" olarak değerlendirilmeye başlamadığından bu yöndeki yatırımlar oldukça geç kalmıştır. ABD\\\'nin en büyük 1000 ticari organizasyonunun %96 sında sofistike bir anlayışla ele alınan ve uygulanan \\\"Bilgi Yönetimi\\\" ülkemizde tanıtılması gereken bir konu olarak da karşımıza çıkmaktadır.

(http://www.bilgiyonetimi.org/)